数码复印机其实就是把扫描仪和激光打印机的功能结合在一起来使用，其实每一台数码复印机的硬盘都自带数据存储功能，如果数码复印机是相关需要保密的单位使用，就很有可能存在数据外泄的安全风险，如果我们停止使用复印机的时间过长，再次使用复印机的时候是需要等一段时间的，并不是因为机器出现了什么故障，而是因为我们所购买的复印机大部分都是有节电功能，所以一旦你的待机时间过长，复印机就会自动的关闭电源，需要你重新开机并进行充电才能进行复印。
工作下班时要关闭复印机电源开关，切断电源，不可未关闭机器开关就去拉插电源插头，这样会容易造成机器故障，如果出现以下情况，请立即关掉电源，并请维修人员，A、机器里发出异响;B、机器外壳变得过热;C、机器部分被损伤;D、机器被雨淋或机器内部进水，每天早晨上班后，要打开复印机预热预热半小时左右，使复印机内保持干燥，要保持复印机玻璃稿台清洁、无划痕、不能有涂改液、手指印之类的斑点，不然的话会影响复印效果。
如有斑点，使用软质的玻璃清洁物清洁玻璃，如果您的复印件的背景有阴影，那么您的复印机的镜头上有可能进入了灰尘，如果需要复印书籍等需要装订的文件，请选用具有"分离扫描"(splitscanfeature)性能的复印机，这样，可以消除由于装订不平整而产生的复印阴影，当复印机面版显示红灯加，粉信号时用户就应及时对复印机进行加碳粉，如果加，当添加复印纸前先要检查一下纸张是否干爽、结净，然后前后理顺复印纸叠顺整齐再放到纸张大小规格一致的纸盘里。