随着信息时代的进步与发展，数字化技术已经广泛地应用到了人们的生产、生活中，数码复印机也必将成为复印设备的主导产品，首先通过CCD（电荷耦合器件）传感器对通过曝光、扫描产生的原稿的光学模拟图像信号进行光电转换，然后将经过数字技术处理的图像数码信号输入到激光调制器，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生静电潜像，图像处理装置（存储器）对诸如图像模式、放大、图像重叠等作数码处理后，再经过显影、转印、定影等步骤，完成整个复印过程。
数码复印机以它有着高效的生产力、优质的图像质量、功能的多样化（复印、传真、网络打印等）、可靠性高和可升级的设计系统，成为了人们办公自动化的设备，其实在办公中zui担心的就是碰到使用的复印机出现了故障，而且有时候自己又找不出原因，不知道是不是因为自己的操作不当才引起的某些功能出现障碍，公司就只能花时间花精力来请人维修，有时候我们甚至会因为复印机出现故障没有按时完成客户的要求，导致与客户合同的终止，那么我们怎么能看出复印机是因为我们自己本身操作不当引发的问题了？
如有斑点，使用软质的玻璃清洁物清洁玻璃，如果您的复印件的背景有阴影，那么您的复印机的镜头上有可能进入了灰尘，如果需要复印书籍等需要装订的文件，请选用具有"分离扫描"(splitscanfeature)性能的复印机，这样，可以消除由于装订不平整而产生的复印阴影，当复印机面版显示红灯加，粉信号时用户就应及时对复印机进行加碳粉，如果加，当添加复印纸前先要检查一下纸张是否干爽、结净，然后前后理顺复印纸叠顺整齐再放到纸张大小规格一致的纸盘里。