随着信息时代的进步与发展，数字化技术已经广泛地应用到了人们的生产、生活中，数码复印机也必将成为复印设备的主导产品，首先通过CCD（电荷耦合器件）传感器对通过曝光、扫描产生的原稿的光学模拟图像信号进行光电转换，然后将经过数字技术处理的图像数码信号输入到激光调制器，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生静电潜像，图像处理装置（存储器）对诸如图像模式、放大、图像重叠等作数码处理后，再经过显影、转印、定影等步骤，完成整个复印过程。
这些保存在数码复印机硬盘里的就是数码复印机保密检查取证系统数码复印机保密检查取证的核心内容，常见的就是我们开机复印后出现的图像没有原图像清晰，要么是图像看不清，要么就是图像太黑，当我们在机器上已经选择好了缩放的比列马上进行复印后，会发现复印出来的图像并没有缩放的效果，有时候甚至造成了复印机死机的状态，其实主要是我们一般买的复印机都会带有自动复原的功能，如果我们在使用的时候超过该功能执行的时间复印机就会自动默认恢复初始状态，从而引起停机。
如有斑点，使用软质的玻璃清洁物清洁玻璃，如果您的复印件的背景有阴影，那么您的复印机的镜头上有可能进入了灰尘，如果需要复印书籍等需要装订的文件，请选用具有"分离扫描"(splitscanfeature)性能的复印机，这样，可以消除由于装订不平整而产生的复印阴影，当复印机面版显示红灯加，粉信号时用户就应及时对复印机进行加碳粉，如果加，当添加复印纸前先要检查一下纸张是否干爽、结净，然后前后理顺复印纸叠顺整齐再放到纸张大小规格一致的纸盘里。